Covalis
Foto 504 Leer Je Leverancier En Jezelf Kennen
27 januari 2025

In ons land hebben inkopers en contractmanagers de afgelopen periode bovengemiddeld veel te maken gehad met prijsverhogingen. Vaak gebeurt dat op basis van logische argumenten zoals inflatie en stijgende kosten. Bedrijven accepteren deze verhogingen veel te makkelijk en we horen maar al te vaak dat er weinig aan te doen is. Maar is dat echt zo?

Deze blog is opgesteld omdat wij er van overtuigd zijn dat er veel aan te doen is. Zowel bij het opstellen van het contract, het kiezen van de juiste prijsindex en/of het onderhandelen.

Wat in het contract opnemen?

Een goed fundament om grip te houden op toekomstige prijsschommelingen is door heldere contractuele afspraken te maken. Analyseer tijdens de vorming van het contract of de prijs voor de toekomst een risicofactor is. Zo ja, maak dan werk van goede prijsafspraken en leg de nadruk op afspraken-over-de-afspraak. Namelijk onderhandel over de consequenties van het prijsrisico. Met andere woorden wat, wanneer en hoe doen we als ze zich toch voordoen. Heb je dit vooraf goed dicht ‘gespijkerd’ voorkomt dat voor de toekomst vele discussies en tegenvallers.

De juiste prijsindex goed gebruiken

Een prijsindex geeft de prijsontwikkeling van goederen of diensten weer en wordt gebruikt als objectieve richtsnoer voor prijsveranderingen. De keuze van een prijsindex hangt af van de aard van de producten en de samenwerking met je leverancier. De meest bekende is de CBS-index, die vele varianten kent, dus let goed op welke je afspreekt. De CPI (consumentenindex) is generiek en wordt breed gebruikt, dus sluit niet altijd goed aan op de werkelijke kostenontwikkelingen van de producten die je inkoopt. Voor vele facilitaire diensten is de DPI (dienstenprijzenindex) zeer bruikbaar.

Welke prijsindex je ook in je contract gebruikt, zorg er altijd voor dat je bepaalt hoe vaak de prijs mag worden aangepast. En  weet altijd waarover het tijdvenster geldt en hoe je de prijsindexen kunt monitoren. Vele inkopende organisaties maken het zichzelf makkelijk door te kiezen voor één gestandaardiseerde index-clausule voor hun gehele business.

Tenslotte wees je er van bewust dat een prijsindex een onafhankelijk cijfer voor een bepaald onderdeel. Dat betekent dus niet dat de prijsindex automatisch van toepassing is alle factoren van de dienst, bijvoorbeeld wel op het loon maar niet op de grondstof of het materieel.

Prijsonderhandelen

Een veelgehoorde uitspraak is: “we kunnen er weinig aan doen…!” Waarmee te veel en te vaak prijsverhogingen eenvoudig worden geaccepteerd. En dat is jammer, want in zaken krijg niet wat je overkomt, maar wel waar je aandacht aan geeft en waar je over onderhandeld…!

Wat vele organisaties niet beseffen is dat verkopende partijen vaak als eerste, ongeacht wat er in het oorspronkelijke contract is afgesproken, een voorstel doen. Met dit voorstel zetten zij de toon en verankeren ze de referentie waartegen alle verdere onderhandelingen  plaatsvinden. Dit uitgangspunt of anker is altijd in het voordeel van de verkoper.

Het komt vaak voor dat we daarmee het voorstel te makkelijk accepteren, de logica van de leverancier niet durven uitdagen en geen concreet Plan-B hebben. Wees onafhankelijk door een goede analyse van de werkelijke kostenstijgingen. Lukt het niet om de prijs te bereiken die je wilt, onderhandel dan op waarde. Vraag bijvoorbeeld een betere service of een hogere kwaliteit als tegenprestatie voor de hogere prijs. Als je het niet vraagt heb je bij voorbaat al een nee. Probeer het eens! Je zult verbaasd zijn hoe vaak het je zal lukken te krijgen wat je vraagt.

Als contractmanager heb je de kracht om controle te krijgen over het onderhandelingsproces. Accepteer niet zo maar de prijsverhoging, vraag er altijd iets voor terug. Stel je eigen anker vast, bijvoorbeeld door proactief zelf met het eerste bod te komen, gebruik data én wees voorbereid. Kost je weinig en gaat je veel opleveren. 

Ketenmanagement en Contractmanagement

Meer weten over 3-daagse cursus Contractmanagement?

Ook leren hoe je grip houdt op je prijsverhogingen?

Ja, ik ontvang graag meer informatie over de cursus Contractmanagement

vul je naam in en ontvang de informatie

Artikel delen?