De inkoopdeal zag er zo mooi uit. Iedereen was er van overtuigd dat het nieuwe contract de oude problemen zou doen vergeten. We waren hoopvol gestemd dat er nu eindelijk eens zou gebeuren wat we gecontracteerd hadden. Maar hoe anders is de praktijk dat het toch bij de uitvoering mis gaat. En hoe krijgen we het nu voor elkaar om geleverd te krijgen wat wel is bedoeld?
In vele organisaties is men zich bewust van het nut van contractmanagement als een belangrijk wapen tegen het weglekken van ingekochte waarde. Zij komen er achter dat je contractmanagement niet ‘even’ doet en het meer is dan louter ‘binnen harken’ van de afspraken…..
Als u serieus werk van contractmanagement wilt maken moet u zich eerst afvragen of uw huidige inkoopinspanningen het contractmanagement wel helpen? Kiest u bij uw inkoop voor datgene wat het beste antwoord is op uw vraag of wilt u de beste match voor uw bedrijf? En ‘prikt’ u wel eens door de vage beloftes van leveranciers die zij in hun offertes doen om u te veroveren?
Slim contracten managen om daarmee het uiterste uit uw contractmanagement te halen vergt een goede organisatie met vakmanschap van uw mensen. Belangrijk is om het speelveld van de contractgebruikers te kennen en de rollen goed te beleggen. Daar waar inkopers en contractmanager zich vaak strikt op de contractvoorwaarden richten, zijn interne stakeholders vaak alleen maar geïnteresseerd in de resultaten en de organisatiedoelen. Dat levert vaak een mismatch op. Met het gevolg dat de aandacht van de business in de tijd verslapt of nog erger zij het links laat liggen.
Het vakmanschap van de contractmanager is dan ook om oog te hebben voor al deze belangen en het boven water te krijgen wat de risico’s vanuit de verschillende invalshoeken zijn. Om deze dan in een vroegtijdig stadium te identificeren en in het contract te borgen. Daarbij hoort een goed georganiseerde structuur van communiceren, zodat de leveranciersrelatie die aandacht krijgt die het verdient.
In vele organisaties staat contractmanagement gelijk aan het realiseren van de afspraken en wordt dat gezien als hoogst haalbare. Daarmee wordt in feite erkent dat er verlies mag zijn en dat het er gewoon bij hoort. Anderen hebben het idee dat mooie grafieken met prachtige kpi’s aan de muur iedereen wel zal aanzetten tot meer presteren. Dat levert zeker aandacht op, maar ook dat gaat u op de lange termijn niet helpen. Daar is meer voor nodig.
Om het uiterste uit uw contractmanagement te halen is naast handhaving het ook belangrijk oog te hebben voor de relatie met de leverancier. Een relatie die ‘hard’ op de feiten is, maar zeker ook ‘zacht’ op de relatie. De uitdaging is om uw leverancier zo te bewegen dat men in de bereidheid komt tot meer en ook u kunt dat als u weet hoe dat moet. En dan krijgt u meer dan bedoeld en haalt u het uiterste uit uw contractmanagement. Zou dat niet fantastisch zijn..?
Naar training: Contractmanagement training