Wat maakt een goede contractmanager?

De functie van contractmanager komt steeds vaker voor. Wij krijgen dan ook vaak vragen zoals wat maakt een contractmanager goed en waarom is een contractmanager zo belangrijk? In dit artikel gaan we daar verder op in, te beginnen met wat doe je als contractmanager?

Wat is de rol van een contractmanager?

Een van de belangrijkste rollen van een contractmanager is het regisseren van de contractrelatie met de leverancier. Met het doel om ‘grip’ te houden op de contractdoelen en ‘groei’ in prestaties te realiseren. 

Goede contractmanagers hebben oog voor de belangen van de interne contractgebruikers (stakeholders) en weten dat om te zetten in wat relaties met leveranciers nodig hebben. Zij besturen de leveranciers-interface en zijn het 'smeermiddel' binnen deze relatie. Als leider van de contractrelatie gedraagt een goede en volwaardige contractmanager zich proactief, zichtbaar en communicatief vaardig. 

Wat zijn de taken van een contractmanager?

Vanuit de inkopende organisatie is de contractmanager de spin in het web van alle contacten met de leverancier. Deze contractmanager is een duizendpoot die zorgdraagt voor een goede organisatie van contract management en het regisseren van de contractrelaties. Regisseren is de supervisie hebben, de lead of de regie nemen binnen een contractrelatie. Het is een breed werkveld, niet altijd zichtbaar of even makkelijk om in te vullen. ‘Dé manier’ van regie, die bestaat niet! Wel weet een goede contractmanager te doorgronden wat er speelt, dat effectief te reflecteren zodat acties in gang worden gezet en je krijgt wat je wilt. 

Goede contractmanagers hebben overzicht, overwicht en maken effectief gebruik van hun persoonlijke- en gespreksvaardigheden. Zij voeren effectief het leveranciersgesprek.

Waarom is een contractmanager zo belangrijk? 

Leveranciers worden voor organisaties steeds belangrijker. Want er wordt in toenemende mate uitbesteed, met name bij diensten. Diensten zijn minder ‘tastbaar’ dan andere producten, omdat zij vaak meer onderdeel worden van de bedrijfsprocessen. In deze dynamiek kiezen organisaties steeds vaker voor integrale en langjarige contracten. Daarmee wordt de relatie met leveranciers steeds belangrijker, maar zeker ook complexer! Goede contractmanagers weten daarbij de verscholen waarde van goed samenwerken ten gelde te maken. Goed voor het bedrijf, maar zeker ook voor de contractmanager zelf!

Onderhandelen contract    

Als contractmanager ben je nauw betrokken bij de inkoop en tijdens de contractperiode zelfs primair verantwoordelijk als contract onderhandelaar. Immers elke contract bespreking, elke aanzet tot ontwikkeling is weer een mini-onderhandeling! In de praktijk heb jij het als contractmanager erg druk, omdat je relatief veel relaties te onderhouden hebt. Dat betekent dat jij in je rol als contract onderhandelaar gestructureerd bent en stevig in je schoenen moet staan. En juist daaraan schort het vaak ...! Maar gelukkig kun je leren om daar effectief mee om te gaan! 

Competenties contractmanager

Aan de contractmanager worden als spin in het web belangrijke competenties gesteld. Deze zijn natuurlijk per bedrijf verschillend afhankelijk van de ambitie en de eisen die men stelt aan het managen van contracten. In het algemeen kunnen we wel stellen dat de volgende competenties belangrijk zijn voor een goede contractmanager:

• pro actief: d.w.z. initieert zelfstandig acties zonder dat anderen daar toe aanzetten;
• analystisch vermogen:  het vermogen om contracten en prestatieinformatie te analyseren, te evalueren en (jaar)plannen op te stellen; 
• communicatieve vaardigheden: effectieve communicatie met stakeholder(s) en leveranciers;
• organisatorische vaardigheden inclusief projectmanagement: het vermogen om de contracten optimaal te beheren en volledige controle te houden over het contractmangementproces;
• leiderschap; het vermogen om effectief feedback te geven, de prestaties en de relatie te besturen en gedaan krijgen wat benodigd is; 
• onderhandelingsvaardig; het vermogen om gunstige contractvoorwaarden te bedingen.

Opleiding contractmanager

We kopen allemaal in. Of je nu in de industrie, de handel, de zorg of bij de overheid zit. Iedereen doet zijn best om de juiste leverancier te selecteren en goede afspraken te maken. Toch blijkt vaak dat er niet uitkomt wat iedereen dacht. Prestaties laten te wensen over of we zien met lede ogen aan dat de energie geleidelijk uit de contractrelatie loopt. 

Contractmanagers hebben vaak het gevoel om met je rug tegen de muur te staan. Ze willen graag de regie pakken. Maar weten nog niet zo goed hoe ze dat moeten doen of ze komen om in het werk! 

In de Masterclass Volwaardig Contractmanager leren contractmanagers in hun eigen praktijk effectief met de waan-van-de-dag om te gaan en te laten zien waar ze voor staan! En dat maakt een contract manager een goede contractmanager...!

Deze kennis delen?