Contractbeheer

Waarom contractbeheer?

Binnen bedrijven ontstaan op vele plaatsen contracten die al dan niet in samenspraak met inkoop en/of juridische zaken worden gevormd. Om dit geheel aan afgesloten en ondertekende contracten te kunnen beheersen is goed contractbeheer noodzakelijk. Daarmee vormt contractbeheer hét fundament - en een onafscheidelijk onderdeel - van contract- en leveranciersmanagement.

Wat is contract beheer?

Contractbeheer omvat het beheren, up-to-date houden en faciliteren van alle contractdossiers zodanig dat de contractgebruikers blijvend van de juiste informatie worden voorzien. Een belangrijke operationele taak die per organisatie anders kan worden ingevuld. Contractbeheer geeft inzicht in de kwaliteit van de contractdossiers. Als duidelijk is waar een contractdossier minimaal aan moet voldoen verkrijg je informatie over de volledigheid en de inhoud van deze contractdossiers.

Wat doe je als contractbeheerder?

De spil in het operationeel beheer van het contract is de contractbeheerder. De eerste taak van de contractbeheerder is het opbouwen, onderhouden en bewaken van de data tijdens de levensduur van een leveranciersovereenkomst. Daarnaast rapporteert de contractbeheerder over de status van het contract aan de contracteigenaren en contractmanager(s) en adviseert over contractgebruik en uitnutting. Met het doel om verbetering te brengen in 'compliance' en/of 'performance-to-contract'. De positie van de contractbeheerder is per organisatie verschillend en kan centraal en decentraal worden belegd. Een en ander afhankelijk van het aantal centraal afgesloten contracten en/of de specifieke kennis benodigd bij het decentraal contractbeheer. 

Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?

Contractbeheer is een belangrijk onderdeel van contractmanagement en onlosmakelijk met elkaar verbonden binnen het contractmanagementproces. Contractbeheer zorgt er voor dat de juiste informatie, tijdig en volledig voor de contractgebruikers beschikbaar zijn. Contractmanagement richt zich op het maximaliseren van de toegevoegde waarde van een leverancierscontract en het minimaliseren van verlies. Dus zonder contractbeheer géén goed contractmanagement! 

Opleiding contractbeheer

In de Covalis training contractmanagement wordt uitgebreid aandacht gegeven aan het onderwerp contractbeheer. Voor meer informatie hierover, download dan de onderstaande trainingsbrochure. 

Contractbeheer opzetten. Hoe doe je dat?

Contractbeheer kan ook worden uitbesteed door 'contractbeheer-as-a-service', maar geschiedt meestal door de eigen organisatie zelf. Omdat contractbeheer voor hen een samenhang behoort te hebben met de bestaande workflows in een organisatie. Bijvoorbeeld de administratief organisatorische procedures, de operationale- & kwaliteitsprocessen en effectief documentatiebeheer. 

In de praktijk is het opzetten van contractbeheer nog niet zo eenvoudig en dat vraagt om een goede projectaanpak. Geef daarbij voorrang aan contracten die voor je organisatie in kosten, risico en/of kwaliteit belangrijk zijn. En bouw het bestand aan minder belangrijke contracten in de tijd op, door bijvoorbeeld nieuw afgesloten contracten er steeds aan toe te voegen. Als je voldoende inzicht en overzicht hebt in het contractdossier, kun je gaan bepalen wat is afgesproken en of dat ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd? Dan weet je waar je het over hebt en daarmee kun je vaardig het gesprek met de leverancier en je stakeholders aangaan. 

Bij het opzetten van contractbeheer is het belangrijk om interne afspraken te maken over wat een contractdossier behelst. Daarvoor wordt een checklist opgesteld. Contracten worden vaak opgeslagen in contractbeheersystemen, die te kust en te keur in de markt aanwezig zijn. Een goed contractmanagementsysteem is een van de belangrijkste instrumenten om effectief contract- en leveranciersmanagement mogelijk te maken.    

Deze kennis delen?