Met de wil om contractmanagement aan te pakken zit het meestal wel goed. Tot zover niets aan de hand. Dan de praktijk: binnen het bedrijf heeft iedereen het druk. Zo ook de contractmanager, die zijn handen vol heeft om alle feiten bij te houden. Er blijft maar weinig tijd over om het geheel te overzien en bezig te zijn met de bedoeling, namelijk;
uit je contract- en leveranciersrelatie halen wat er in zit...!
Regelmatig word ik gevraagd om te adviseren bij situaties waarbij contractmanagers maar moeizaam op gang komen. Contracten in een bestand stoppen en het organiseren van gesprekken lukt nog wel. Maar het blijkt een hele toer te zijn om iedereen bij de les te houden.
Ik stel dan vaak de vraag aan de contractmanager: “Wat was je idee over Contractmanagement, toen je deze functie aanvaarde?” en “Waarom ben je contractmanager geworden?”. Vaak krijg ik dan antwoorden in de geest van: het beste uit de leveranciersmarkt halen door echt met de leverancier samen te werken, waarde creëren voor mijn organisatie of mijn keten. Zelden hoor ik iemand zeggen ”honderden leveranciers in de lucht houden”, “niet weten wat stakeholders nodig hebben” of “leveranciertje bestraffen" of erger nog "ze laten wegkomen met hun slechte prestaties”. En toch is dit hetgeen wat veel contractmanagers aan het doen zijn. Niet opzettelijk, maar het overkomt hen. Laten we even dieper het werkveld van de contractmanager waarnemen.
Wat is de belangrijkheid van je contractrelatie
Vele contractmanagers scheren alle contracten over één kam. Contractmanagement staat voor hen gelijk aan het realiseren van de afspraken en dat wordt gezien als het hoogst haalbare. Goede contract- en/of leveranciersmanagers daarentegen hebben inzicht in wat leveranciers voor hun bedrijf (keten) kunnen betekenen. Zij bepalen het belang ervan, weten hoe ze daar mee om moeten gaan en besteden hun tijd effectief. Zij accepteren soms dat je krijgt waarvoor je betaalt of sturen doelgericht aan tot meer indien hun bedrijf of ketenbelang dat vraagt!
Stakeholders
Slim contracten managen vraagt veel van het vakmanschap van de contractmanager. Wij zien vaak dat inkoop en contractmanagers zich strikt op de contractvoorwaarden richten, terwijl interne stakeholders alleen maar geïnteresseerd zijn in resultaten en organisatiedoelen. Dat levert dan een mismatch op. Met het gevolg dat de aandacht van de business in de tijd verslapt of nog erger zij contractmanagement links laat liggen. Contractmanagers die hun vak verstaan kennen het speelveld van de contractgebruikers en weten hen goed mee te nemen.
Aanspreken; hoe doe ik dat?
Leverancierscontracten sluit je niet voor niets af. Anders had je de inkoopmoeite wel kunnen besparen. Of waarlangs leg je anders de meetlat om te toetsen of leveranciers aan te spreken. En met name bij dat laatste ligt de grootste uitdaging, want aanspreken vinden contractmanagers nog niet zo makkelijk! Ik kom nog regelmatig mensen tegen die denken dat prachtige kpi’s met mooie grafieken aan de muur iedereen wel zal aanzetten tot beter. Deze prikkels leveren zeker aandacht op, maar op lange termijn gaat dat niet helpen. Je zult toch echt de ander op zijn goede of mindere resultaten moeten aanspreken!
Vele contractmanagers negeren de realiteit omdat ze het lastig vinden om aan te spreken. Ze weten onvoldoende hoe ze dat moeten doen. Onwetend hoe je moet belonen of angstig om de relatie te beschadigen.
En de leverancier….? Zijn initiatief dooft uit met middelmatigheid tot gevolg óf nog erger bij slecht presteren komt hij er gewoon mee weg!
Ook aangesproken worden op je vakmanschap?
Kortom, wil ook jij aangesproken worden op je vakmanschap om daarmee de volgende stap in jouw contract- en leveranciersmanagement ontwikkeling te zetten. Neem dan gerust contact met ons op of volg onze training(en) training contractmanagement of contract- en leveranciersmanagement opleiding.