Ik kom ze met bosjes tegen. Contractmanagers die omkomen van het werk! Ze staan graag klaar voor hun interne stakeholders om problemen binnen de leveranciersrelatie te fixen. En ondertussen belanden ze in een frustrerende maalstroom van kwesties en ‘brandjes blussen’. Terwijl ze graag anders zouden willen, maar weten niet hoe dat zou kunnen.
Als je dat herkent en je wilt daaraan werken, lees dan vooral verder want dan hebben wij een aantal interessante handreikingen voor je.
Smeer, fix en werk vooral aan het smeersysteem
Contractmanagers zijn binnen de contractrelatie de spin in het web en fungeren vaak als de ‘smeerolie’ van het leverancierscontract. Wanneer er intern niet duidelijk is afgestemd hoe contractgebruikers en de contractmanager samenwerken, ontstaan valse verwachtingen. Met de kans dat leveranciersprestaties niet tegen het licht worden gehouden en kwesties op de loer liggen. In dat laatste geval weet men de contractmanager maar al te graag te vinden om het ‘brandje te blussen’. Want daar zijn ze toch voor aangenomen, is de perceptie! Contractmanagers die alleen oog hebben voor de ‘brand’ versterken daarmee de perceptie van de stakeholder dat zij er alleen maar zijn om de zaak te fixen. Contractmanagers creëren daarmee dus zelf dat iedereen ze ziet als ‘de vuilnisbak’ waar je problemen in kunt gooien. Terwijl het ook anders kan! Proactieve contractmanagers zijn er voor hun stakeholders én werken zichtbaar aan verbeteringen. Zij structureren de inrichting van het contractmanagementproces, weten wat er speelt en zorgen voor een goed ‘smeersysteem’ voor de toekomst.
Inzicht in tijd geeft overzicht
De ene leverancier is nu eenmaal belangrijker voor jouw bedrijf dan de andere. Goede contractmanagers weten als geen ander welke relaties belangrijk zijn. Hun activiteiten, hun planning, de overleggen en tijdsbesteding worden daar op afgestemd. Ook hebben zij inzicht in de bewerkelijkheid van de relatie. Zij analyseren regelmatig de bestellingen, facturen, kwesties en/of onderzoeken of deze in relatie staan met wat we daar als bedrijf voor betalen. En daarmee lopen ze vóór de 'muziek' uit in plaats van erachteraan!
Af van de waan-van-de-dag
Als de waan-van-de-dag regeert is het tijd om daar vanaf te komen! Maar hoe kom je daar vanaf als je bureau vol ligt met werk? Dat lijkt in den beginne een lastig opgave maar als je dat structureel aanpakt zul je merken dat het werkt als je de volgende stappen volgt.
- Begin met inzicht in je werk te krijgen. Maak frequent lijstjes wat je te doen staat en rangschik ze naar belangrijkheid en urgentie;
- Doe de dingen direct die belangrijk en urgent zijn;
- Probeer de onbelangrijke zaken niet meer te doen en ze vooral te delegeren. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteitscontroles die je bij voorkeur kunt delegeren naar iemand die dicht bij het werk staat.
- Dan blijven die zaken over die wel belangrijk zijn, maar niet direct moeten worden aangepakt. Zoals bijvoorbeeld het inrichten van het contractmanagementproces, goed voorbereiden van het leveranciersgesprek of het zorgvuldig vastleggen van contracten in het systeem.
En dat laatste punt levert in de praktijk voor de contractmanager de meeste sores op. Want dit zijn die zaken waar ze in de praktijk maar niet aan toekomen en waar ze vaak tegen aan zitten te hikken. En als je die uit de weg hebt gewerkt, krijg je ruimte in de tijd. Doe deze taken op het moment van de dag wanneer jij jezelf het sterkt voelt. Bijvoorbeeld in de ochtend. Reserveer de tijd die je hier voor denkt nodig te hebben in je agenda. Je maakt als het ware een afspraak met jezelf. Dat betekent volledige focus op dat onderwerp. Dus geen mail, geen social media, geen telefoontjes, geen onderbrekingen, even alleen maar bezig met dit onderwerp. En lukt het je niet, schakel dan iemand in uit je omgeving. Er is vaak meer expertise in jouw buurt dan je denkt.. !
Wil ook jij deze kansen naar een betere tijdsbesteding van jezelf en naar meer pro activiteit gaan benutten? Overweeg dan om deel te nemen aan de Masterclass Volwaardig Contractmanager. Twijfel je, of wil je er meer van weten doe dan de gratis kennismaking (met zelfanalyse test) of demo van deze Masterclass.
Meer weten over hoe jij Volwaardig Contractmanager kunt worden?
Meerwaarde creeren door bij jezelf te beginnen